Wordで作成した書類をいざ印刷しようとしたら、なぜかうまく印刷できなくて困った経験はありませんか？PC画面では問題なく表示されているのに、プリンターが反応しなかったり、エラーメッセージが出てしまったり…。
仕事の提出書類や急ぎの資料など、焦ってしまう場面も多いですよね。この記事では、私がこれまで数多くの印刷トラブルを解決してきた経験から、Wordが印刷できない原因の究明から、すぐに試せる具体的な解決策までを分かりやすく解説します。
【この記事で分かること】
- Wordが印刷できない時の主な原因
- 今すぐ試せる5つの解決ステップ
- それでも解決しない場合の追加対策
- 今後の印刷トラブルを未然に防ぐチェックリスト
Wordが印刷できない原因をまず確認しよう
Wordで印刷できないトラブルが発生した場合、まずはその原因を突き止めることが解決への一番の近道です。闇雲に色々な操作を試すよりも、まずは落ち着いて状況を把握しましょう。プリンター本体の問題なのか、PC側の問題なのか、はたまたWordソフト自体の問題なのかを切り分けることで、効率的に解決策を見つけ出すことができます。
プリンターがオフラインになっていないかをチェック
Wordで印刷指示を出してもプリンターが反応しない場合、まず確認すべきは「プリンターがオフライン状態になっていないか」という点です。プリンターの電源が入っていても、PCと正しく通信できていないとオフラインと認識されてしまいます。
確認方法 Windowsの場合、画面左下のスタートボタンを右クリックし、「設定」→「Bluetoothとデバイス」→「プリンターとスキャナー」の順に進みます。一覧に表示されているプリンター名の下に「オフライン」と表示されていないか確認してください。
もし「オフライン」と表示されていたら、プリンターの電源を入れ直す、PCとの接続ケーブルを確認する、Wi-Fi接続の場合はルーターの再起動を試すなどして、オンライン状態に戻せるか試してみましょう。
また、プリンター本体の液晶画面にも「オフライン」と表示されている場合があります。機種によっては「Wi-Fi設定」や「ネットワーク設定」の項目から再接続を試みることが可能です。 もしご自身で解決が難しい場合は、各プリンターメーカーの公式サイトにある「サポート」ページを参照するか、問い合わせ窓口に連絡してみるのも一つの手です。
Word以外のアプリでは印刷できるか比較してみる
Word特有のトラブルなのか、それともプリンターやPC全体のトラブルなのかを切り分けるために、Word以外のアプリから印刷を試してみることは非常に有効な手段です。例えば、Windowsに標準搭載されているメモ帳や、ウェブブラウザのChrome・Edgeなどから簡単なテストページを印刷してみましょう。
テスト方法
- メモ帳を開き、適当な文字を入力します。
- 「ファイル」→「印刷」を選択し、プリンター名を確認して印刷します。
もしメモ帳やブラウザからは正常に印刷できる場合、問題はプリンターやPC全体ではなく、Wordソフトそのものや、特定のWordファイルに原因がある可能性が高いです。
反対に、Word以外のアプリからも印刷ができない場合は、プリンター本体の故障やPCのOS、あるいは接続環境に問題がある可能性が考えられます。この切り分け作業は、原因を特定するための第一歩として非常に重要です。
USBケーブルやWi-Fi接続の不具合を確認する
プリンターとPCを接続しているUSBケーブルや、Wi-Fi環境に問題がある場合も、印刷できない原因となります。意外と見落としがちなポイントなので、落ち着いて確認してみましょう。
USB接続の場合
- ケーブルがPCとプリンターの両方にしっかりと差し込まれているか確認してください。
- 差し込み口（ポート）を変えてみるのも有効です。USBポート自体が故障している可能性もゼロではありません。
- 可能であれば別のUSBケーブルに交換して試してみましょう。ケーブルの断線や劣化が原因の場合もあります。
Wi-Fi接続の場合
- プリンターとPCが同じWi-Fiネットワークに接続されているか確認してください。
- ルーターの電源を一度切って、数分待ってから再度入れ直す「再起動」は、Wi-Fi接続のトラブル解決の定番です。
- ルーターとプリンターの間に障害物がないか、距離が離れすぎていないか確認しましょう。電波が弱いと通信が不安定になり、印刷に失敗することがあります。
これらの物理的な接続環境の確認は、多くのトラブルを解決するシンプルな方法です。特にWi-Fi環境は様々な要因で不安定になることがあるので、定期的にチェックする習慣をつけましょう。
Wordの印刷設定が「別のプリンター」になっていないか見る
PCに複数のプリンターを接続している場合や、過去に使っていたプリンターの情報が残っている場合、Wordの印刷設定が意図しない別のプリンターに切り替わってしまっていることがあります。
印刷したいプリンターがオフラインだったり、存在しないプリンターに設定されていると、当然印刷はできません。
確認方法
Wordの「ファイル」→「印刷」画面を開き、プリンター名のドロップダウンリストを確認してください。普段使っているプリンターの名前が正しく選択されているか確認しましょう。
もし、普段使っているプリンターとは別の名前が選択されていた場合は、正しいプリンター名をクリックして選択し直してください。この設定の確認は、印刷トラブルが発生した際に真っ先にチェックすべき項目の一つです。
特に、会社や学校など複数のプリンターが設置されている環境では、この設定ミスが頻繁に起こりがちです。印刷ボタンを押す前に、必ずプリンター名を確認する習慣をつけておくと良いでしょう。
用紙サイズや余白設定のエラーで印刷できないケース
Wordで設定している用紙サイズや余白が、プリンターにセットされている用紙と合っていない場合、印刷が実行されないことがあります。特に、特殊なサイズの用紙や、定形外のサイズで印刷しようとした際に起こりやすいトラブルです。
確認と対策
- 用紙サイズの確認
Wordの「レイアウト」タブにある「サイズ」を開き、印刷したい用紙のサイズ（例：A4、B5など）が正しく選択されているか確認します。 - 余白の確認
ページに設定されている余白が、プリンターの最小余白を下回っていないか確認しましょう。多くのプリンターには「印刷できない領域」があり、その範囲内に余白を設定するとエラーになります。 - プリンター側の用紙設定
プリンターの液晶画面や、PCのプリンター設定画面で、セットされている用紙サイズが正しく設定されているか確認します。Wordの用紙設定とプリンターの用紙設定が一致していることが重要です。
これらの設定は、エラーメッセージに「用紙サイズが違います」といったメッセージが表示されることが多いので、メッセージ内容をよく確認することも解決のヒントになります。
Word 印刷できない時の解決ステップ5つ
原因がある程度特定できたら、いよいよ具体的な解決策を試していきます。ここでは、これまで私が実践してきた中で、特に効果の高かった5つのステップを、試しやすい順にご紹介します。どれから試すべきか迷った際は、この順番で試してみてください。
プリンターの電源再起動と接続の見直し
最も手軽で、最も効果的な解決策の一つが、プリンターとPCの再起動です。PCやプリンターは、長時間稼働しているとメモリの一時的なエラーや、ソフトウェアの不具合が発生することがあります。再起動することで、これらの不具合がリセットされ、正常な状態に戻ることが期待できます。
手順
- まず、プリンターの電源をオフにします。
- 次に、PCもシャットダウンします。
- プリンターとPCの電源ケーブルをコンセントから抜き、1分ほど待ちます。これは、内部に溜まった電気が完全に放電されるのを待つためです。
- コンセントを差し直し、PCを先に起動します。
- PCが完全に起動したら、プリンターの電源を入れます。
これで、PCとプリンターの通信が再確立され、多くの問題が解決する可能性があります。この単純な手順は、多くのPCトラブルにおいて「困った時の最初のステップ」として有効です。
Wordの印刷設定を「既定のプリンター」に変更する
Wordで印刷する際に、特定のプリンターが選択されていても、Windowsのシステム上で別のプリンターが「既定のプリンター」に設定されている場合があります。この設定が原因で印刷がうまくいかないケースも少なくありません。
既定のプリンターへの変更手順
- Wordで印刷したいファイルを開きます。
- 「ファイル」→「印刷」を選択します。
- プリンター名のドロップダウンリストから、印刷したいプリンターを選択します。
- これで印刷ができない場合は、Windowsのシステム設定から、該当のプリンターを「既定のプリンター」に設定し直します。
- Windowsの「設定」→「Bluetoothとデバイス」→「プリンターとスキャナー」を開きます。
- 印刷したいプリンター名をクリックし、「既定として設定」を選択します。
これにより、Wordだけでなく、PC全体の印刷設定が統一され、トラブルが解決することがあります。 Wordの印刷設定とWindowsの既定のプリンター設定がずれていると、予期せぬエラーの原因となるため、この設定の見直しは非常に重要です。
プリンタードライバーを最新バージョンに更新する
プリンタードライバーは、PCとプリンターが正常に通信するための翻訳役のようなものです。このドライバーが古かったり、破損していたりすると、Wordからの印刷指示がプリンターに正しく伝わらず、印刷が失敗することがあります。
ドライバー更新のメリット
- バグ修正
古いドライバーには既知のバグや不具合が含まれていることがあります。最新版に更新することで、これらの問題が解決される可能性があります。 - 新機能への対応
新しいOSやWordのバージョンに対応するために、ドライバーの更新が必要になることがあります。 - パフォーマンス向上
最新のドライバーは、印刷速度の向上や安定性の改善など、様々な面でパフォーマンスが向上している場合があります。
更新方法
各プリンターメーカーの公式サイトから、ご自身のプリンターの型番に合った最新のドライバーをダウンロードしてインストールしてください。多くのメーカーでは、自動でドライバーを更新してくれるツールも提供しています。
古いドライバーが残っていると競合の原因になることもあるため、念のため古いドライバーをアンインストールしてから新しいものをインストールするのがおすすめです。
一時ファイルや印刷キューを削除して再試行
印刷指示を出した際、データはPC内の一時フォルダに保存され、そこからプリンターに送信されます。この一時ファイルが破損していたり、印刷キュー（印刷待ちのジョブリスト）にエラーのあるジョブが溜まっていたりすると、後続の印刷がブロックされてしまいます。
印刷キューの削除手順
- タスクバーの検索窓に「コントロールパネル」と入力して開きます。
- 「デバイスとプリンター」または「ハードウェアとサウンド」→「デバイスとプリンター」を選択します。
- 印刷したいプリンターのアイコンを右クリックし、「印刷ジョブの表示」を選択します。
- エラーになっているジョブや、印刷待ちのジョブが一覧で表示されます。
- 「プリンター」メニューから「印刷ドキュメントのキャンセル」または「すべてのドキュメントのキャンセル」を選択します。
これで印刷キューがクリアされ、新しい印刷ジョブが正常に実行される可能性があります。この方法は、印刷指示を出してもプリンターが反応しない、またはエラーメッセージが表示されて進まない場合に非常に有効です。
最終手段は「PDFに変換して印刷」する方法
ここまでのステップを試してもWordから直接印刷できない場合は、Wordのファイルを一度PDFに変換してから印刷するという方法を試してみましょう。この方法は、Word特有の内部的な不具合や、PC環境との相性問題で発生する印刷トラブルを回避するのに非常に有効です。
PDFに変換するメリット
- フォントやレイアウトの保持: PDFはPC環境に左右されずに、作成時のレイアウトを忠実に再現できます。
- 互換性の高さ: PDFはほぼすべてのPCやプリンターで問題なく印刷できます。
- 印刷トラブルの回避: Wordの内部的なエラーが原因で印刷できない場合でも、PDFに変換することで、その問題を回避できます。
変換方法
- Wordの「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択します。
- 「ファイルの種類」のドロップダウンリストから「PDF（*.pdf）」を選択します。
- 保存場所を指定して「保存」をクリックします。
変換したPDFファイルをAdobe Acrobat ReaderやMicrosoft EdgeなどのPDFビューアで開き、そこから印刷を試してみてください。この方法は、Wordの印刷トラブルを解決する最後の切り札として、多くの場面で役立ちます。
それでもWordで印刷できない時の追加対策
これまでのステップをすべて試しても印刷できない場合は、より深い原因を探る必要があります。ここでは、PCのシステム自体やWordソフト、またはプリンター本体に焦点を当てた、より高度な解決策をご紹介します。
【以下で分かること】
- Windowsの更新プログラムの重要性
- Officeの修復機能の使い方
- プリンターの初期化や再インストール手順
- コンビニ印刷など別の解決策
Windowsの更新プログラムを確認する
Windows OSの更新プログラムには、PCの安定性を向上させるための重要なバグ修正やセキュリティパッチが含まれています。古いバージョンのOSや、更新が適用されていない状態では、Wordやプリンタードライバーとの間で互換性の問題が発生し、印刷トラブルを引き起こすことがあります。
確認方法と手順
- Windowsの「設定」→「Windows Update」を開きます。
- 「更新プログラムのチェック」ボタンをクリックし、最新の更新プログラムがないか確認します。
- もし更新プログラムが見つかった場合は、ダウンロードしてインストールしてください。インストールには時間がかかる場合があるので、時間に余裕のある時に行いましょう。
更新プログラムの確認
新しいバージョンに更新することで、WordやプリンタードライバーがOS上で正常に動作するための環境が整い、印刷トラブルが解決する可能性があります。Windows Updateは、PCを常に最適な状態に保つために非常に重要な作業です。
Office自体の修復機能を使う
Wordを含むMicrosoft Officeには、プログラムに不具合が生じた際に、自動で修復してくれる機能が備わっています。Wordが印刷できない原因が、Wordソフトそのものの破損やエラーにある場合に有効な手段です。
修復機能の使い方
- Windowsの「設定」→「アプリ」→「インストールされているアプリ」を開きます。
- アプリの一覧から「Microsoft Office」または「Microsoft 365」を探します。
- 「…」アイコンをクリックし、「変更」または「詳細オプション」を選択します。
- 「クイック修復」と「オンライン修復」の2つのオプションが表示されます。
- まずは「クイック修復」を試してください。こちらは短時間で完了し、破損したファイルを修復します。
- クイック修復で解決しない場合は、「オンライン修復」を試します。こちらはインターネット経由でOfficeを再インストールするため、時間がかかりますが、より確実に問題を解決できます。
この修復機能は、Wordだけでなく、ExcelやPowerPointなど、Office製品全体の問題解決に役立ちます。
プリンターの初期化や再インストールを試す
プリンター本体のファームウェアや設定に不具合が生じている場合、プリンターを初期化することで問題を解決できる場合があります。また、プリンタードライバーを一度アンインストールし、再インストールすることも有効です。
プリンターの初期化
各プリンターメーカーの公式サイトや取扱説明書に記載されている方法で、プリンターを工場出荷時の設定に戻します。初期化を行うと、Wi-Fi設定やネットワーク設定などがすべてリセットされるため、再度設定し直す必要があります。
ドライバーの再インストール
- Windowsの「設定」→「Bluetoothとデバイス」→「プリンターとスキャナー」を開き、該当のプリンターを削除します。
- PCからプリンターを物理的に切断し、PCを再起動します。
- 各プリンターメーカーの公式サイトから最新のドライバーをダウンロードし、インストールします。
- ドライバーのインストールが完了したら、指示に従ってプリンターをPCに接続し直します。
この作業は少し手間がかかりますが、PCとプリンター間の通信トラブルを根本から解決するのに非常に有効です。
他のPCやコンビニ印刷で代替する方法
ここまでのすべての方法を試してもWordが印刷できない場合は、物理的なプリンターの故障や、PCの深刻なシステムエラーが考えられます。急ぎで書類を印刷したい場合は、以下の代替案も検討してみましょう。
代替案の比較
| 方法 | メリット | デメリット |
| 他のPCから印刷 | 自分のPC環境に依存しないため、トラブルの切り分けに役立つ。 | 別のPCが必要。ファイルの移動が必要。 |
| コンビニ印刷 | 24時間利用可能で、急ぎの印刷に便利。高品質な印刷が可能。 | 料金がかかる。事前にファイルをUSBメモリやクラウドに保存する必要がある。 |
| 印刷サービス | 大量印刷や特殊な用紙への印刷に対応している。 | 料金が高め。サービスによっては時間がかかる。 |
コンビニ印刷の手順
- WordファイルをPDF形式に変換して保存します。
- USBメモリに保存するか、ネットワークプリントサービスに登録してファイルをアップロードします。
- お近くのコンビニ（セブン-イレブン、ファミリーマート、ローソンなど）のマルチコピー機で印刷します。
特にコンビニ印刷は、手軽かつ確実に印刷できるため、いざという時の最終手段として覚えておくと非常に便利です。
Word 印刷できない原因を再発防止するチェックリスト【まとめ】
Wordの印刷トラブルは、突然起こるものですが、日頃から簡単な対策をしておくことで、その発生を未然に防ぐことができます。以下のチェックリストを印刷前に確認する習慣をつけておきましょう。
- プリンターの電源と接続を確認
プリンターの電源は入っていますか？USBケーブルはしっかり接続されていますか？Wi-Fi接続は安定していますか？ - 印刷設定をチェック
Wordの印刷設定で、正しいプリンターが選択されていますか？用紙サイズや向きは合っていますか？ - 印刷キューをクリア
印刷指示を出してもプリンターが反応しない場合は、印刷キューにエラーのあるジョブが溜まっていないか確認し、すべてキャンセルしてください。 - プリンタードライバーを更新
メーカーの公式サイトで、プリンタードライバーの最新版が公開されていないか定期的にチェックしましょう。 - PCとプリンターの再起動
多くのトラブルは、再起動で解決します。印刷前に一度、PCとプリンターを再起動してみましょう。 - フォントやレイアウトを確認
印刷できない原因が特定のフォントや複雑なレイアウトにある場合もあります。単純なテキストで印刷できるか試してみるのも良いでしょう。 - 別の形式で保存して印刷
Wordから直接印刷できない場合は、PDFに変換してから印刷することを習慣づけましょう。 - OfficeとWindowsの更新
WordやWindows OSを常に最新の状態に保つことで、互換性の問題を回避できます。 - 余白設定の確認
余白が少なすぎるとエラーになることがあります。プリンターの最小余白を調べて、それ以上の余白を設定しましょう。 - PCの空き容量を確保
一時ファイルを保存するのにPCの空き容量が不足している場合も、印刷ができない原因となります。不要なファイルを削除するなどして、空き容量を確保しておきましょう。